De drukke decembermaand is inmiddels achter de rug. Hopelijk heeft u alle werkzaamheden succesvol af kunnen ronden en alle cliënten blij kunnen maken. Hoogste tijd om even rustig te kijken naar wat 2019 u (wellicht) gaat brengen.

Technologische ontwikkelingen
We leven in een tijd van grote veranderingen. Het is daarom ook verleidelijk om het direct over de hypes van de huidige tijd te praten: data, artificial intelligence, robotica of blockchain. Sommige van deze ontwikkelingen worden groot, andere blijven klein, maar het zijn en blijven maar ontwikkelingen. Het belangrijkste is en blijft een solide basis. Alleen als de basis goed is kun je deze ontwikkelingen adopteren zo schreef ik twee maanden geleden al in deze blog.

Toch is het altijd zaak om te kijken naar de wereld om ons heen. Rond de feestdagen las ik op LinkedIn over een professional die samen met een notariskantoor in Nederland een chatbot had ontwikkeld. Dit is een geautomatiseerde virtuele gesprekspartner met wie je als bezoeker van een website kunt chatten. Deze chatbot helpt mensen die verloofd zijn en gaan trouwen met meer informatie over wat de mogelijkheden zijn. Een simpele toepassing van nieuwe technologie die direct effect heeft.

België
Ook onze notariële zuiderburen timmeren aardig aan de weg als het gaat om het experimenteren met en toepassen van nieuwe technologie. Een greep uit wat zij daar zoal doen:

Chatbot
De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Fednot) heeft onlangs een chatbot gelanceerd. Deze chatbot geeft (aanstaande) echtgenoten advies over het nieuwe huwelijksvermogensrecht dat nog niet zo lang geleden van kracht is geworden.

Als je de chatbot uitprobeert blijkt het verre van vlekkeloos te werken en is het niet meer dan een boomstructuur die wel of niet wordt gevolgd. Maar het is wel een mooi voorbeeld van de intenties van de Belgische notariële collega’s.

Biddit
Biddit is een interactief online platform waarop Belgische makelaars en notarissen samenwerken. Je kunt als consument op een veilige manier online je woning kopen of verkopen. De lancering van dit platform is een nieuwe stap in de digitalisering van het Belgische notariaat.

StartMyBusiness
Via startmybusiness.be kunnen ondernemers in België online hun vennootschap oprichten. Dit kun je vergelijken met Nederlandse sites als Firm24 en DoeHetZelfNotaris. Verschil is dat StartMyBusiness net als de bovenstaande twee initiatieven komt uit de koker van de Notariële Beroepsorganisatie in België. Deze beroepsorganisatie speelt dus een fundamenteel andere rol dan onze eigen KNB.

Op afstand passeren van akten
In verschillende Europese landen is het digitaal passeren van akten de gewoonste zaak van de wereld. In Estland wordt 99,9% procent van de ondernemingen digitaal opgericht en in Frankrijk kunnen digitale akten met een tablet op het notariskantoor worden ondertekend. Ook in Oostenrijk en Georgië worden al digitaal akten getekend.

Wat betekent dit voor Nederland? We kunnen concluderen dat Nederland op dit vlak in ieder geval geen koploper is. Dit zal dan ook in 2019 in Nederland (nog) geen gemeengoed worden. Los van het feit dat de KNB hier nog geen beleid voor heeft is ook de wetgeving er nog niet klaar voor. Wat enigszins vreemd is aangezien de verschuiving naar meer digitale dienstverlening al bijna 20 jaar aan de gang is.

Los van of het notariaat en de wetgever hier klaar voor is, de cliënten zullen steeds massaler vragen om echte digitale notariële dienstverlening. Net zoals je vroeger naar een bank toe moest om een rekening te openen en nu alles digitaal kunt regelen. Het gemak en de snelheid voor de cliënt staat daarbij voorop.

Uiteraard zijn er ook haken en ogen aan het digitaal passeren van akten. Hoe kun je de identiteit van de cliënt vaststellen en hoe bepaal je of hij of zij compos mentis is en dus weet wat hij of zij tekent. Daar zijn nu al technieken voor om dit ook op afstand goed te kunnen inschatten. Deze technieken worden steeds beter en zouden een prima hulpmiddel kunnen zijn voor de Nederlandse notarissen bij het digitaal passeren van akten in de toekomst. Wellicht een mooie taak, net zoals in België, voor de beroepsorganisatie om op dit vlak een leidersrol te vervullen?

De Autoriteit Persoonsgegevens gaat de eerste boetes onder de AVG uitschrijven
2018 was het jaar van het van kracht worden van de AVG regels. Na deze datum is het eigenlijk weer wat rustiger geworden maar niets is minder waar. In 2019 zullen de eerste boetes uitgedeeld worden door de AP (Autoriteit Persoonsgegevens). Dan kunt u er maar beter voor zorgen dat de kans dat (persoons)gegevens verloren raken, ofwel een datalek ontstaat, zo klein mogelijk is.

Voor het voorkomen van datalekken zijn verschillende oplossingen beschikbaar. Variërend van cliëntenportalen tot veilig e-mail oplossingen. Los van welke oplossing u kiest, het is goed om na te denken over deze materie en een bewuste keuze te maken voor een bepaalde oplossing. Werkt u met NEXTassyst, dan is onze NEXTportal een oplossing. Met de NEXTportal kunt u enerzijds voldoen aan de kritische verwachtingen van de hedendaagse cliënt en anderzijds op een AVG-proof wijze communiceren met uw cliënt: simpel, veilig en efficiënt.

Scherp blijven
Wat 2019 echt gaat brengen zal de tijd ons leren. Maar het is zaak om scherp te blijven en, ondanks de waan van de dag, ook te blijven kijken naar technologische ontwikkelingen en de mogelijke invloed daarvan op het notariaat. Wilt u niks missen? Schrijf u dan in voor onze nieuwsbrief of volg ons op LinkedIn of Twitter. Dan bent u altijd op tijd op de hoogte.

Gertjan

2019 – Over chatbots, digitaal passeren en meer